Conheça 10 técnicas para administração do tempo

A administração do tempo é uma questão quase tão antiga quanto a discussão sobre o que é o tempo. Por isso, é preciso dar um passo para trás antes de entender as técnicas para administrar melhor o seu tempo e sua produtividade.

Neste artigo, vamos ver esse conceito de tempo, assim como táticas que ajudam você a administrá-lo da melhor forma possível. Boa leitura!

O que é o tempo?

Sem considerar as mais diversas tradições mitológicas e religiosas, os pensadores e mestres das mais diferentes culturas e civilizações sempre se dedicaram a entender e explicar o que é o tempo.

Existe o tempo? Se existe, qual a sua função? O que podemos fazer com ele? Para que serve o tempo? Podemos pegá-lo? Controlá-lo? Administrá-lo?

De qualquer forma, não existe um tempo objetivo. Ele é uma criação humana, só existe em nossa mente. O que nós percebemos é que existe é um fluir de tudo, tudo é constante movimento, tudo é cíclico e só existe no presente.

Porém, o presente deixa um rastro de memória. Então, isso faz com que exista um passado.

Afinal, nossos avós contavam como era “no seu tempo”, passando sua experiência para nós. Assim, nos orientavam sobre como fazer no presente para obtermos resultados de nossas ações no futuro.

Aqui surge ainda outra intrigante questão: os acontecimentos se tornam passado em relação a que?

Se não existe um tempo físico ou um tempo absoluto, como é que medimos o tempo?

A medição do tempo é, também ela, uma criação de nossa mente. E precisamos sempre medi-lo em relação a alguma coisa, algum evento, alguma pessoa.

Convencionamos que o ano tem 365 dias, observando quantas voltas a Terra dá em torno do Sol.

Decidimos que os dias têm 24 horas em relação ao tempo que a Terra leva para dar uma volta em seu eixo. Por isso, estamos no ano de 2019 e assim por diante.

Como administrar o tempo?

Aqui é que entramos na questão da administração do tempo. Administrar o tempo de que? Para que? Em relação a que?

Para realizar tal tarefa necessito de tantas horas, tantos dias, meses, anos? Quem estabelece qual a tarefa a ser cumprida em tal tempo?

No nível pessoal, quem geralmente estabelece qual a tarefa a fazer é a própria pessoa, geralmente sob as mais variadas influências: da família, das crenças, das organizações, daquilo que considera ser sua obrigação ou seu objetivo de realização pessoal.

Consciente ou não, tal pessoa estabelece metas a serem cumpridas em determinado tempo. Isto é, a pessoa andou fazendo um planejamento de ação visando determinado resultado num pré-determinado tempo.

Sendo assim, se o tempo é criação de nossa cabeça, então podemos influenciá-lo, administrá-lo.

Aqui entra um ponto para o qual quero chamar a atenção. Uma organização é, antes de mais nada, um conjunto ordenado de pessoas que se reúnem, de alguma forma, para realizar alguma coisa que possa ser oferecido à comunidade, ao mercado.

Nesse modelo, os diferentes setores da organização recebem, provenientes dos níveis hierárquicos superiores, os objetivos e metas a serem atingidos. Enfim, o que importa são os resultados esperados.

Por isso, cabe aos gestores de cada setor determinar aos subordinados o ritmo adequado de uso do tempo para cumprir o que é determinado pelos superiores e é a eles que devem prestar contas.

São poucas as empresas que de fato investem num verdadeiro desenvolvimento de líderes capazes de levar em conta o lado humano da administração.

Nesse contexto, a administração do tempo é feita de cima para baixo, tolhendo a força criativa e motivadora de seus funcionários. Com a ampliação da consciência no meio sociocultural dos direitos dos cidadãos, esse modelo está em franco recesso.

Técnicas de Administração do Tempo

Agora sim posso sugerir algumas técnicas de administração do tempo mais consoantes ao conjunto conceitual que vem crescendo no mundo, de maior respeito à forma de ser de cada pessoa e à sinergia dos participantes das equipes e diferentes setores. Cabe, então, às lideranças:

1. Desenvolver uma mentalidade progressivamente mais participativa nas equipes e setores, discutindo com seus membros a melhor forma de cumprir as metas propostas a partir dos objetivos estratégicos da organização.
2. Discutir com as equipes o estabelecimento dos ritmos e prazos necessários para o cumprimento das operações.
3. Treinar os membros de sua equipe, principalmente as lideranças dos grupos de trabalho, a estabelecer prioridades de tarefas e a fugir da procrastinação.
4. Cada membro da equipe deve saber exatamente o que deve fazer e conhecer para onde convergem suas atividades em função dos objetivos maiores.
5. Saber o que precisa ser realizado primeiro, obedecendo aos prazos, focando sempre no objetivo.
6. Promover pequenas reuniões de feedback com as equipes para que cada um de seus membros sinta a progressão do conjunto das ações rumo ao cumprimento das metas.
7. Fazer dessas pequenas reuniões de feedback a mola mestra da administração do tempo em consonância com o todo maior da organização.
8. Acompanhar de perto o que for negociado com a equipe e com cada um de seus membros, garantindo que os prazos sejam cumpridos com a melhor qualidade.
9. Garantir os ritmos das equipes de modo a não ultrapassar limites de resistência que provoquem estresse nas pessoas.
10. Cuidar que as lideranças mantenham um clima sério e produtivo, sim, mas animado e alegre, com boa comunicação e bom relacionamento entre seus membros.

Conclusão

Podemos, então, dizer que precisamos ter uma Postura de Condução frente ao tempo. Para isso, é importante, no nível organizacional, que cada equipe tenha seus objetivos claros, assim como o tempo necessário para alcançá-los.

É importante também entender que nós só temos o tempo presente. Portanto, precisamos cuidar para não ficarmos presos ao passado e ansiosos por um futuro que ainda irá acontecer.

Com uma boa previsão e um planejamento operacional claro, as metas podem ser atingidas num ritmo tranquilo, com total eficiência.

Todo mundo sai ganhando com isso. Os indivíduos, porque não necessitam se estressar, mesmo quando o tempo urge.

E a organização, porque poderá contar com a dedicação e a motivação de seus companheiros de jornada, comprometidos com os objetivos e metas claramente estabelecidos e negociados.

Administração do tempo é também algo bem pessoal. Se o indivíduo tem claro aonde quer chegar e planeja sua rotina com cuidado, principalmente estabelecendo os prazos das ações a serem, está no caminho certo para um desenvolvimento de carreira, tanto quanto de desenvolvimento pessoal e relacional frente à vida.

Então sim pode-se falar em administração do tempo, pois tomamos em nossas mãos um direcionamento da vida e dos diferentes campos relacionais, sabendo nos conduzir frente aos ciclos probabilísticos que o tempo nos reserva.

Pitágoras já dizia: “É na organização do tempo que se encontra o segredo de fazer tudo bem feito”.