8 passos para uma Reunião Eficaz

Uma reunião é uma importante ferramenta de comunicação, que facilita a tomada de decisão – resultado dela esperado.

Para isso precisamos definir como, por quê e para quê é realizada uma reunião. Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados esperados e dominar o processo de condução eficaz.

Uma reunião é um ciclo que tem começo, meio e fim. Para que ela seja eficaz precisamos conhecer estes ciclos e segui-los.

Estes ciclos são:

1 – Preparação;

2 – Acolhimento;

3 – Exposição do tema;

4 – Busca de soluções;

5 – Decisões;

6 –  Operacionalização

7 – Finalização;

8 – Acompanhamento.

1 – PREPARAÇÃO DA REUNIÃO (FOCO NA EFICÁCIA)

São os seguintes os passos a seguir para preparar uma reunião:

• Local: Uma reunião eficaz deve ser realizada de preferência em local neutro, livre de interferências externas (telefone, pessoas, muito ruído, etc.).
• Cronologia: As reuniões devem ser marcadas com antecedência, e devem ter horário para começar e para acabar. Enviar material de preparação com antecedência (documentos, textos apoio, etc.). Não alongar reunião além do necessário e combinado.
• Participantes: Deixe claro quem precisa participar e quem seria desejável que participasse. As pessoas que vão participar devem ser convidadas/avisadas ou lembradas com antecedência.
• Assunto: O assunto ou tema da reunião deve ser bem definido. Se houver mais de um tema, estes também devem ser bem definidos, de forma a que o grupo não perca o foco e disperse energia. É interessante que sempre se pré-defina uma pessoa para preparar o(s) assunto(s) e apresentá-lo(s) ao grupo de forma ordenada, a fim de se ganhar tempo.

Lembre-se: só se convoca uma reunião quando indispensável.

Divulgue a data, horário, local e agenda com antecedência para as pessoas poderem se programar.

2 – ACOLHIMENTO

No dia da reunião, chegue com antecedência e verifique se está tudo em ordem. Teste os aparelhos que irá usar: multimídia, som, TV, papeis para notas, canetas, etc.

Tudo acertado, prepare-se interiormente. Centre-se, respire fundo, acalme-se e coloque-se a serviço da Vida.

É muito importante você receber o grupo ou nomear alguém para fazê-lo.

Importante lembrar que a reunião começa pela inteligência emocional, isto é, pelo acolhimento. As pessoas devem sentir que são importantes e estão sendo acolhidas. Você estará, assim, preparando o tensor, o clima da reunião. Dê atenção à comunicação não verbal também.

Como sabemos, é o sutil que governa o grosseiro, então, mesmo que o assunto a ser tratado seja tenso, o acolhimento faz as pessoas sentirem que são importantes e que fazem parte da solução.

Não castigue os pontuais, premiando os atrasados. Mesmo que a reunião seja rápida, não pule este início. O acolhimento pode ser feito em alguns minutos apenas. O acolhimento quebra barreiras e prepara as pessoas para o passo seguinte, que é a exposição do tema.

Quais os papéis, ou lideranças que poderão ser exercidas numa reunião?

São os seguintes:

• Facilitador: atua sempre como coordenador e moderador, cujo bom senso garante o ritmo da reunião.
• Secretário: – Responsável pelas atas: documentar o histórico das reuniões, as conclusões e os responsáveis por sua operacionalização e garantir, quando necessário, as assinaturas dos conselheiros ou participantes nas atas e nos documentos.
• Cronometrista: Cuida do bom ritmo de aproveitamento do tempo das reuniões. O Cronometrista não pode ser ausente nem intolerante: é liderança a serviço do bom andamento da reunião, atuando com firmeza e flexibilidade.
• Expositores: É importante que cada assunto da pauta tenha uma pessoa que conduza sua discussão, evitando dispersões e alimentando o grupo com as informações necessárias. Se possível, será útil ao grupo que os Expositores sejam escolhidos antecipadamente, a fim de melhor se prepararem.

Estes papeis ou lideranças podem ser assumidas por uma só pessoa ou compartilhadas com outras pessoas do grupo.

3 – EXPOSIÇÃO DO TEMA

Entra agora a parte racional da reunião, pela exposição do tema ou dos temas. Por exemplo, se o tema da reunião for de organização financeira da empresa, a exposição será uma, se for de criação de um conceito de comunicação, será outra.

Agora as pessoas estão preparadas para a parte racional, que é a exposição da agenda da reunião.

Faça o grupo participar através de perguntas para você ter certeza de que o que você fala é compreendido.

Dependendo do tempo, divida o grupo em pequenos sub-grupos para que debatam entre si o tema exposto.

Abra espaço, no grupo, para perguntas.

4 – BUSCA DE SOLUÇÕES

Somente peça soluções depois de ter certeza de que as pessoas entenderam o tema, ou assunto, ou agenda. Agora é a vez da inteligência emocional.

• Brainstorming – Criar um clima descontraído para a busca de soluções: é importante soltar a mente, sem censura, liberar a imaginação – há muitas possíveis soluções, inovações, mudanças.
• Priorização – Entre as soluções apresentadas, verificar a que é mais viável, o que é prioritário frente ao planejamento estratégico (frente ao futuro desejável ao progresso da empresa), compatibilizando as prioridades pessoais dos participantes.
• Futurição – Faça a futurização das soluções priorizadas verificando como será sua projeção para o futuro, antevendo as mudanças, as transformações, a progressão, buscando antecipar os fatores de reforço e os freios na condução do futuro desejado.

5 – DECISÃO

Agora estamos preparados para a tomada de decisão: escolha e determinação clara dos caminhos a serem seguidos, o que implica em assumir riscos. Não há decisão absolutamente certa. Mesmo se bem preparada, sempre estará sujeita à lei das probabilidades.

6 – OPERACIONALIZAÇÃO

Para obter resultados, é importante a fase da operacionalização, que vem a seguir. É nossa inteligência operacional que está sendo acionada.

• Onde?
• Quando? Que prazos? Que ritmo? Etapas?
• Quem? Definir claramente quem é responsável por conduzir a implantação da(s) decisão(ões).
• Com que meios? Com que recursos?
• O que se espera?

7 – FINALIZAÇÃO

É importante agradecer a participação de todos e, se for o caso, marcar data da próxima reunião, colocar-se à disposição do grupo.

8 – ACOMPANHAMENTO

Vamos para a etapa pós reunião. Dependendo da importância das decisões tomadas é preciso fazer o acompanhamento, o gerenciamento.

Significa dar andamento ao fluxo de ações necessárias à implementação das decisões, de forma a fazê-las acontecer segundo as diretrizes que foram traçadas. Isto requer manter o fluxo de informações e de comando, redefinir e delegar funções, acompanhar a execução, estabelecer o nível de disciplina, injetar motivação, desdobrar e conduzir os jogos subgrupais que emergirem, com atenção aos redirecionamentos necessários face às mudanças e situações inesperadas. Seu eixo é centrado na dinâmica de grupo e requer especial atenção ao campo relacional e motivacional, situando-se mais na esfera da eficácia gerencial.

Durante o acompanhamento vamos redirecionando, dando feedback, dando reforço, corrigindo os rumos, redefinindo as ações, fazendo “follow-up”. São importantes os feedbacks negativos, isto é, que corrijam os rumos. Mais importantes ainda são os feedbacks positivos, de reconhecimento e valorização no passo a passo da implantação.

Leve em consideração:

Reuniões produtivas ocorrem em um clima leve, alegre, descontraído. Seriedade e leveza/alegria não são excludentes.

As reuniões fazem com que as pessoas se sintam participantes das decisões e do direcionamento da equipe ou do empreendimento.

Isto resulta em maior comprometimento e engajamento com os objetivos, a visão e a missão da organização.